Sistem
Informasi dan Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dalam bisnis
biasanya terbatas pada pihak manajemen. Sekarang ini, karyawan golongan rendah
bertanggung jawab atas beberapa keputusan ini, karena sistem informasi membuat
informasi menjadi tersedia untuk golongan yang lebih rendah dalam bisnis.
Jenis
Keputusan
·
Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision)
adalah keputusan yang pengambilan keputusannya harus memberikan penilaian,
evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya.
·
Keputusan terstruktur (structured decisioni),
sebaliknya, sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas
dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih baru.
Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari kedua jenis keputusan ini.
·
Keputusan semiterstruktur(semistructured decisioni),
yaitu yang hanya sebagian masalahnya mempunyai jawaban yang jelas tersedia
dengan prosedur yang disetujui bersama.
·
Proses Pengambilan Keputusan
Mengambil keputusan adalah proses
yang melibatkan banyak langkah. Simon (1960) menyatakan empat tahapan berbeda
dalam mengambil keputusan: kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi.
Tahapan ini bersesuaian dengan empat langkah pemecahan masalah yang digunakan
sepanjang buku ini.
·
Kecerdasan (intelligence) terdiri atas
menemukan, mengidentifikasi dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi.
Mengapa masalah itu terjadi, di mana, dan akibat apa yang dialami perusahaan.
·
Rancangan (design) melibatkan identifikasi dan
pencarian berbagai solusi masalah.
·
Pilihan (choice) adalah tentang memilih
alternatif solusi yang ada.
·
Implementasi (implementation) adalah tentang
membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa
baik kerja solusi tersebut.
Manajer dan Pengambilan Keputusan
dalam Dunia Nyata
·
Peran Manajer
Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka
adalah mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga
merencanakan pesta ulang tahun.
Manajemen
gaya klasik (clasical model of management), yang menjelaskan
apa yang dilakukan manajer, jarang sekali dipertanyakan sejak awal mulanya di
tahun 1920-an hingga tahun-tahun belakangan ini. Henri Fayol dan para penulis
lainnya pertama-tama menjelaskan lima fungsi klasik dari manajer, yaitu
merencanakan, mengorganisasikan, mengoordinasikan, memutuskan dan
mengendalikan.
Model manajemen klasik menjelaskan fungsi
manajerial secara formal, tetapi tidak menunjukan apa yang dilakukan para
manajer secara terperinci saat mereka merencanakan, memutuskan sesuatu, dan
mengendalikan pekerjaan orang lain. Model keperilakuan (behavioral model)
menyatakan bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat tidak lebih
sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang
terorganisasi dengan baik daripada yang kita percayai dalam rangka model
klasik.
Peran
manajerial (managerial roles) adalah perkiraan-perkiraan
aktivitas yang seharusnya dilakukan para manajer organisasi.
Peran
Interpersonal (interpersonal role), para manajer bertindak
sebgai figur utama dalam organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka
kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan
penghargaan kepada karyawan manajer bertindak sebagai pemimpin, memberi
motivasi, nasihat, dan mendukung bawahannya.
Peran
Informasi (informational role), manajer bertindak sebagai
pusat saraf dari organisasi, menerima informasi terkini yang paling konkret dan
mendistrinbusikannya kembali kepada mereka yang memerlukannya.
Peran
Pengambil Keputusan (decisional role), mereka bertindak sebagai
wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani
gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi.
Penyaringan
Manajemen. Walaupun dengan informasiyang tepat waktu dan
akurat, ada manajer yang dapat mengambil keputusan buruk. Manajer (sama dengan
manusia lainnya) menerima informasi melalui berbagi tahap penyaringan yang
masuk akal tentang dunia di sekitar mereka.
Politik dan
Inersia Organisasional. Organisasi adalah birokrasi
dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang
bersifat menentukan.
·
Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata. Kini kita
dapat melihat Sistem Informasi tidk dapat membantu semua peran manajerial. Dan
dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat membantu mengambil
keputusan, investasi dalam teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil
yang positif. Ada tiga alasan utama yaitu :
1. Kualitas
Informasi. Keputusan-keputusan yang berkualitas tinggi membutuhkan informasi
berkualitas tinggi. Tabel berikut dapat menjelaskan dimensi kualitas informasi
yang dapat memengaruhi kualitas keputusan yang diambil : tabel 12-3.
2. Penyaringan
Manajemen. Walaupun dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, ada manajer
yang dapat mengambil keputusan yang buruk. Manajer (sama dengan manusia lainnya)
menerima informasi melalui berbagai tahap penyaringan yang masuk akal tentang
dunia di sekitar mereka. Manajer mempunyai perhatian tertentu, fokus pada jenis
masalah dan solusi tertentu, dan mempunyai bias-bias yang menolak informasi
yang tidak sesuai dengan konsep awalnya.
3. Politik
dan Inersia Organisional. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan
kompetensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang bersifat menentukan.
Keputusan yang diambil perusahaan sering menunjukan penyeimbang dari kelompok-kelompok
yang berbeda dalam perusahaan dan bukan solusi yang terbaik atas masalah yang
dihadapi.
Sistem Untuk
Mengambil Keputusan
Ada empat jenis sistem untuk
mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang telah dijelaskan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) memberikan laporan rutin dan rangkuman dari
data transaksi kepada manajer menengah dan manajer operasional untuk memberikan
jawaban atas masalah keputusan yang terstruktur dan semistruktur. Sistem
Pendukung Keputusan (DSS) menyediakan model analitis atau perangkat analisis
data berukuran besar kepada manajer menengah yang menghadapi keputusan
semiterstruktur. Sistem pendukung eksekutif (ESS) adalah sistem yang memberikan
informasi dari luar (berita, analisis saham, dan tren industri) dan rangkuman
tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus
mengambil keputusan yang kebanyakan bersifat tidak terstruktur. Sistem
pendukung keputusan kelompok (group decision-support system-GDS) adalah sistem
khusus yang memberikan sekumpulan lingkungan elektronik di mana manajer dan tim
dapat mengambil keputusan secara kolektif dan merancang solusi untuk masalah
tidak terstruktur dan masalah semistruktur.
Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
SIM secara khusus menghasilkan
laporan yang sifatnya tetap dan rutin berdasarkan data yang diperoleh dan
dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System-TPS)
perusahaan. Kadang-kadang laporan SIM adalah laporan perkecualian, hanya
menyoroti kondisi-kondisi khusus dan luar biasa,seperti ketika kuota penjualan
untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat yang diperkirakan, atau
karyawan telah melebihi batas pengeluaran tunjangan perawatan giginya.
Sistem
Pendukung Keputusan (DSS)
DSS mendukung analisis masalah
semiterstruktu dan tidak terstruktur. DSS dimasa awalnya sangatlah digerakan
oleh model, menggunakan beberapa jenis model untuk menunjukan analisis
“bagaimana jika” dan analisis lainnya. Beberapa DSS yang kontemporer
sifatnyadigerakkan oleh data, menggunakan pemrosessan analisis online (OLAP),
dan penggalian data untuk penggalia datajuga aplikasi tabel pivot spreadsheet
yang dijelaskan pada bagian ini.
·
Komponen DSS
1. Basis data DSS (DSS database)
adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi atau
kelompok.
2. Sistem Perangkat Lunak DSS (DSS
software system) berisi perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data.
3. Model adalah representasi abstrak
yang mengilustrasikan beberapa komponen atau hubungan dari suatu fenomena.
4. Model Analisis Sensitivitas
(sensitivity analysis) melontarkan pertanyaan “bagaimana jika” secara
berulang-ulang untuk menentukan akibat dari hasil perubahan satu faktor atau
lebih.
·
Menggunakan
tabel pivot spreadsheet untuk membantu pengambilan keputusan
Perangkat lunak spreadsheet juga berguna untuk membantu para manajer mendeteksi
dan memahami pola dalam data. Tabel pivot secara sederhana adalah tabel yang
menapilkan dua dimensi atau lebih dari data dalam format yang tepat.
Nilai Bisnis
DSS
DSS telah sangat berguna dan
penting, dengan menyediakan informasi yang terperinci dan baik untuk mengambil
keputusan yang memungkinkan perusahaan mengoordinasi proses bisnis baik
internal maupun eksternal dengan tepat. Beberapa DSS membantu perusahaan dengan
keputusan-keputusan dalam manajemen hubungan pelanggan atau manajemen rantai
pasok. Beberapa DSS mengambil keuntungan dari data perusahaan besar yang
disediakan oleh sistem perusahaan. Berikut beberapa contoh yang menjelaskan
batas-batas kemampuan DSS : Burling Coat Factory:DSS untuk keputusan penentuan
harga, DSS untuk analisis profitabilitas, Compass Bank: DSS untuk manajemen
hubungan pelanggan (CRM).
Visualisasi
Data dan Sistem Informasi Geografi (GIS)
Dengan mempresentasikan data dalam
bentuk grafik, perangkat visualisasi data (data visualization) membantu
pengguna melihat pola dan hubungan dari data dalam jumlah besar yang akan sulit
dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulian biasa.
Sisem Informasi Geografi (georaphic
information system-GIS) adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan
teknologi visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk
perencanaan dan pengambilan keputusan dalam bentuk peta digital.
Sistem
Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis Web
Sistem pendukung keputusan pelanggan
(costumer decission-support system-CDSS) membantu proses pengambilan keputusan
untuk seorang pelanggan atau calon pelanggan. Mereka yang tertarik membeli
sebuah produk atau layanan dapat menggunakan mesin pencari, agen inteligen,
katalog online, direktori web, newsgroup, e-mail, dan perangkatlainnyadi
internet untuk membantu mereka mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk
membantu mereka mengambil keputusan.
Sistem
Pendukung Eksekutif (ESS)
Sistem pendukung eksekutuf
(executive support system-ESS), membantu manajer dalam masalah tidak
terstruktur dan semistruktur dengan berfokus pada kebutuhan informasi pihak
manajemen senior.
Peran ESS
Dalam Perusahaan
Kegunaaan ESS telah bergerak
menuruni beberapa tingkat organisasional, sehingga sekarang para eksekutif dan
bawahan dapat melihat data yang sama dengan cara yang sama. Sistem-sistem yang
berlaku sekarang ini mencoba menghindari masalah data yang berlebih karena data
dapat disaring atau ditampilkan dalam format grafik (apabila penggunanya
memilih demikian).
Nilai Bisnis
ESS
Sebagian besar nilai dari ESS
ditemukan pada fleksibilitasnya dan kemampuannya untuk menganalisis,
membandingkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat
dengan kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh
yang sistem berbasis kertas.
ESS dan
Perusahaan Digital
Untuk mengilustrasikan cara-cara ESS
membantu pengambilan keputusan, kini dijelaskan jenis-jenis penerapan ESS yang
penting untuk mengumpulkan inteligensi bisnis dan memantau kinerja perusahaan.
•National life: ESS untuk
inteligensi bisnis
•Bonita bay properties dan pharmacia
corporation: Memantu kinerja perusahaan dengan dashbor digital dan sistem
balanced scorecard
•Caesars entertaiment: Analisis kinerja keseluruhan perusahaan
Sistem
Pendukung Keputusan Kelompok
GDSS adalah sistem interaktif
berbasi komputer yang digunakan untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tidak
terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerjasama sebagai suatu
kelompok.
Apakah GDSS
itu ?
GDSS adalah sistem interaktif
berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitai penyelesaian masalah tidak
terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerjasama sebagai satu
kelompok.
Komponen
GDSS
GDS menjadikan rapat lebih produktif
dengan menyediakan perangkat untuk memfasilitasi perencanaan, pengembangan,
penyusunan, dan evaluasi gagasan; menentukan prioritas; dan mendokumentasikan
hasil rapat untuk pihak-pihak lain dalam perusahaan. GDS mempunyai tiga elemen
dasar:
– Peranti keras, fasilitas konferensi itu sendiri, termasuk ruangan, meja, dan
kursi.
– Peranti lunak, kuisioner elektronik, perangkat brainstroming elektronik,
pengorganisasian ide, perangkat kuisioner, perangkat pemungutan suara atau
penentuan prioritas, perangkat identifikasi dan analisis pihak yang
berkepentingan, perangkat pembentuk kebijakan, kamus kelompok.
– Dan orang, peserta, fasilitator yang terlatih dan karyawan bagian dukungan
perangkat keras dan perangkat lunak.
Gambaran
Umum Pertemuan GDSS
Dalam sebuah rapat elektronik GDSS,
setiap peserta dilengkapi dengan workstation.Workstation tersebut terhubung ke
jaringan, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua
data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok
dikumpulkan dan disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada
masing-masing sisi dari layar proyeksi. Banayk ruang pertemuan elektronik
tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran dan bertingkat dalam gaya
legislatif untk mengkoordinasi jumlah peserta yang banyak. Fasilitator
mengendalikan penggunaan perangakat-perangakt tersebut saat rapat berlangsung.
Nilai Bisnis
GDSS
Dengan peranti lunak GDSS,
penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta rapat dapat meningkat, sementara
produktivitas juaga meningkat. Satu alasan adalah peserta rapat dapat
berkontribusi secara bersama, alih-alih datu demi satu, yang membuat waktu
pertemuan digunakan secara lebih efisien. GDSS memberikan suasana yang lebih
kolaboratif denagan menjamin anonimitas konstributor. Peserta dapat memberikan
konstribusi tanpa merasa takut dikritik atau idenya ditolak karena identitasnya
diketahui. Peranti lunak GDSS mengikuti metode terstruktur dalam mengelola dan
mengevaluasi ide serta menyimpan hasil rapat. Dokumentasi pertemuan oleh satu
kelompok dalam satu tempat juga dapat digunakan sebagai masukan pada rapat
lainnya mengenai proyek yang sma di tempat lain.
Karakteristik
dari GDSS adalah sebagai berikut:
1. GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara
khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem
yang telah ada.
2. Sistem ini bertujuan untuk mendukung kelompok
pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karena GDSS harus meningkatkan
proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu kelompok.
3. GDSS mudah dipelajari dan digunakan. Sistem ini
mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.
4. GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau
untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.
5. GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas,
seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat.
Sumber :
Laudon,
Kenneth. C dan Jane P. Laudon. 2014. Management Information System: Managing
the digital firm (Thieteenth Edition)
Komentar
Posting Komentar