BAB 12 Mengelola Pengetahuan

Pembelajaran Organisasi dan Manajemen Pengetahuan

Proses perubahan ini disebut pembelajaran organisasi (organizational learning). Organisasi yang dapatmerasakan dan merespons lingkungannya secara cepat akan bertahan lebih lama dibandingkan organisasi yang mekanisme pembelajarannya kurang baik.

RANTAI NILAI MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan mempercepat pengetahuan.

Pemerolehan Pengetahuan

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Sistem manajemen pengetahuan yang pertama mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan, presentasi, dan praktik-praktik terbaik.

Penyimpanan Pengetahuan

Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan digunakan oleh para karyawan.Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan proses pembuatan basis data.

Penyebaran Pengetahuan

Portal, e-mail, pesan instan, dan teknologi mesin pencari telah ditambahkan ke dalam serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoran pyang digunakan untuk berbagi agenda, dokumen, data, dan grafik.

Penerapan Pengetahuan

Pengetahuan yang tidak dibagikan dan tidak dapat diterapkan dalam kejadian nyata oleh para manajer atau perusahaan tidak akan memberikan nilai tambah bagi bisnis, apa pun jenis sistem manajemen pengetahuannya.

Membangun Modal Organisasi dan Modal Manajemen: Kolaborasi, Komunitas Praktik, dan Lingkungan Perkantoran

Direktur pengetahuan (chief knowledge officer (CKO) adalah eksekutif senior yang bertanggungjawab dalam program manajemen pengetahuan perusahaan.

Komunitas praktik (community of practice (COP) adalah jaringan umum informal yang terdiri atas para profesional dan karyawan baik di dalam maupun di luar perusahaan dengan minat dan kegiatan yang sama.

JENIS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Secara mendasar, terdapat tiga jenis sistem manajemen pengetahuan yag umum digunakan: sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan, sistem kerja pengetahuan, dan teknik cerdas.

Sistem kerja pengetahuan (knowledge work systems (KWS) adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan, dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoleh dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

Sistem manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Pengetahuan seperti itu disebut pengetahuan terstruktur (structured knowledge), dan sistemnya disebut sistem pengetahuan terstruktur (structured knowledge systems).

Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat room, video, gambar digital, brosur, atau buletin. Pengetahuan semacam ini disebut pengetahuan semiterskturktur (semistructured knowledge), dan sistemnya disebut sistem pengetahuan semiterstruktur (semistructured knowledge system), namaindustrinya adalah sistem manajemen aset digital.

Pusat penyimpanan pengetahuan (knowledge repository) adalah kumpulan pengetahuan internal dan eksternal yang berada dalam satu lokasi untuk efisiensi pengelolaannya dan penggunaannya.

Sistem jaringan pengetahuan (knowledge network system), yang juga dikenal sebagai sitem manajemen dan lokasi keahlian, memiliki fungsi sebagai penghubung antara pasokan dan permintaan pengetahuan.

SISTEM PENGETAHUAH TERSTRUKTUR

Masalah mendasar dalam mengelola pengetahuan terstruktur adalah membuat skema klasifikasi yang sesuai untuk menyusun informasi dalam basis data pengetahuan menjadi kategori yang bermanfaat dan mudah diakses oleh seluruh karyawan.

SISTEM PENGETAHUAN SEMITERSTRUKTUR

Informasi yang semiterstruktur (terstruktur sebagian) adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal.

Mengorganisasikan Pengetahuan: Taksonomi dan Penandaan

Taksonomi (taxonomy) adalah skema untuk mengklarifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Taksonomi adalah seperti daftar isi sebuah buku atau seperti sistem perpustakaan untuk mengklarifikasikan buku dan majalah menurut judul dan penulisnya.

SISTEM JARINGAN PENGETAHUAN

Sistem jaringan pengetahuan mengatasi masalah yang muncul saat pengetahuan yang tepat adalah pengetahuan tersirat dan tersimpan dalam ingatan para pakar dalam perusahaan.Karena pengetahuan seperti ini tidak dapat ditemukan dengan mudah, karyawan menghabiskan sumber daya yang cukup besar untuk mendapatkan kembali pengetahuan tersebut.

TEKNOLOGI PENDUKUNG: PORTAL, PERANGKAT KOLABORASI, DAN SISTEM MANAJEMEN PEMBELAJARAN

Social bookmarking mempermudah pencarian, dan juga untuk berbagi informasi dengan memungkinkan para pengguna menyimpan bookmark mereka untuk halaman Web dalam situs Web publik dan menandai bookmark ini dengan kata kunci.

Sistem Manajemen Pembelajaran

Perusahaan memerlukan cara untuk selalu melacak dan mengatur pembelajaran karyawan dan untuk mengintegrasikannya secara lebih menyeluruh ke dalam manajemen pengetahuannyadan sistem perusahaan lainnya. Sistem manajemen pembelajaran (learning management system (LMS) menyediakan alat bantu untuk manajemen, pengiriman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis pembelajaran dan pelatihan karyawan.

Sistem Kerja Pengetahuan

PEKERJA PENGETAHUAN DAN KERJA PENGETAHUAN

Pekerja pengetahuan biasanya memiliki tingkat pendidikan yang tinggi, memiliki keanggotaan di organisasi profesional, dan kerap diminta untuk melakukan penilaian sebagai aspek rutin dari pekerjaan mereka.

Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untukmanajer yang bekerja dalam organisasi: 

1. Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial, dan seni. 

2. Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus mereka berbagai perubahan yang terjadi, dan kesempatan yang muncul.

·       Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis, dan mendukung proyek perubahan.

PERSYARATAN SISTEM KERJA PENGETAHUAN

Pekerja pengetahuan juga memerlukan sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan grafis, alat bantu analisis, dan kemampuan komunikasi dan manajemen dokumen yang canggih.

CONTOH SISTEM KERJA PENGETAHUAN

Desain berbantuan komputer (computer-aided design (CAD) membuat proses penciptaan dan revisi rancangan menjadi otomatis, dengan menggunakan komputer dan peranti lunak grafis yang rumit.

Sistem realitas virtual (virtual reality system) memiliki kemampuan visualisasi penerjemahan, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desaindengan bantuan komputer. Sistem ini menggunakan peranti lunak grafis interaktif untuk menciptakan simulasi buatan komputer yangsangatmirip dengan kenyataan hingga bahkan para pengguna hampir mempercayai bahwa berada dalam dunia nyata.

Industri keuangan menggunakan workstation investasi(investment workstation) khusus untuk mendayagunakan pengetahuan dan waktu dari para pialang, pedagang, dan manajer portofolio.

KESIMPULAN

Sistem manajemen pengetahuan telah menjadi salah satu bidang yang paling cepat berkembang dalam investasi peranti lunak perusahaan dan pemerintahan. Untuk mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada utnuk menyusun data ke dalam kategori-kategori yang mudah digunakan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan tersebut berguna. Kebijaksanaan adalah pemikiran perorangan atau kelompok dalam menerapkan pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah. Pengetahuan dapat tersimpan dalam e-mail, voice mail, gambar dan dokumen tak berstruktur atau terstruktur.

Melalui sekumpulan data kegiatan terencana dengan pengukuran yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi mendapatkan pengalaman. Manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan dan menerapkan pengetahuan.

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan, presentasi, dan praktik-praktik terbaik. Sistem ini kemudian dikembangkan untuk menyertakan dokumen yang tidak terstruktur, seperti e-mail.

Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital.

Sistem kerja pengetahuan adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoses dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

Sistem Manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat room, video, gambar digital, brosur atau buletin. Sistem jaringan pengetahuan memiliki fungsi sebagai penghubung antara pasokan dan permintaan pengetahuan. Sistem jaringan pengetahuan memberikan direktori online mengenai para pakar bidang-bidang tertentu di perusahaan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan dalam mencari pakar yang tepat.

Sistem pengetahuan terstruktur melakukan fungsi implementasi penandaan dokumen, antarmuka dengan basis data perusahaan di mana dokumen disimpan, dan membuat portal perusahaan yang dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan. Informasi yang semiterstruktur adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal.

Taksonomi adalah skema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Sebuah perusahaan bisnis dapat mengakses informasi lebih mudah jika perusahaan tersebut merancang taksonominya sendiri untuk mengklasifikasikan informasi menjadi kategori-kategori. Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat.

Vendor sistem manajemen pengetahuan komersial besar telah mengintegrasikan isi dan kemampuan manajemen dokumennya dengan portal dan teknologi kolaborasi yang canggih. Portal pengetahuan perusahaan dapat memberikan akses pada informasi sumber daya eksternal, seperti umpanan berita dan riset, chat/pesan instan, diskusi kelompok, dan konferensi video.

Sistem Kerja Pengetahuan

Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi. :

Ø Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial dan seni.

Ø Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus mereka, berbagai perubahan yang terjadi dan kesempatan yang muncul.

Ø Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis dan mendukung proyek, proyek perubahan.

Kebanyakan pekerja pengetahuan mengandalkan sistem perkantoran, seperti pengolah kata, voice mail, e-mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas di kantor.

Teknik Cerdas

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk ”menangkap” pengetahuan perorangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut. Sistem-sistem ahli, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan yang tersembunyi.

Logika fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan ketidakpresisian seperti yang telah disebutkan, dengan menciptkan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Organisasi dapat menggunakan fuzzy untuk menciptakan sistem peranti lunak yang menangkap pengetahuan tersirat yang mengandung ambiguitas linguistik. Jaringan saraf tiruan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, di mana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan. Jaringan saraf tiruan mencari pola dan hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia.

Algoritme genetik berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Teknik pemecahan masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode bagaimana organisme hidup beradaptasi dengan lingkungannya.

Teknologi agen inteligen dapat membantu para pebisnis menjelajahi data yang besar untuk menemukan dan mengambil tindakan informasi yang dianggap penting. Agen inteligen adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa intervensi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang dan dapat diprediksi.

(SUMBER : Kenneth C. Laudon dan Jane Price Laudon. 2014. Management Information Systems.London:Pearson Education.)