BAB 2 Pengelolaan Informasi : Pentingnya Sumber Daya Konseptual

A. Lima Sumber Daya Utama

1. Manusia (personel)

Manusia  atau  orang  dapat  diartikan  berbeda-beda  dari  segi  biologis, rohani, dan istilah kebudayaan, atau secara campuran. Secara biologis, manusia diklasifikasikan sebagai Homo sapiens (Bahasa Latin yang berarti "manusia yang tahu"), sebuah spesies primata dari golongan mamalia yang dilengkapi otak berkemampuan tinggi. Dalam hal kerohanian, mereka dijelaskan menggunakan konsep jiwa yang bervariasi di mana, dalam agama, dimengerti dalam hubungannya dengan kekuatan ketuhanan atau makhluk hidup; dalam mitos, mereka juga seringkali dibandingkan dengan ras lain. Dalam antropologi kebudayaan, mereka dijelaskan berdasarkan penggunaan bahasanya, organisasi mereka dalam masyarakat majemuk serta perkembangan teknologinya, dan terutama berdasarkan kemampuannya untuk membentuk kelompok dan lembaga untuk dukungan satu sama lain serta pertolongan.

2. Materi (material)

Salah satu indikator meningkatnya kesejahteraan bangsa di suatu negara adalah pertumbuhan ekonomi. Negara yang mengalami pertumbuhan ekonomi yang tinggi selalu ditandai dengan kegiatan pembangunan di berbagai bidang yang didukung dengan peningkatan mobilisasi orang, barang dan jasa; dan peningkatan kebutuhan perumahan dan gedung untuk tempat tinggal dan kegiatan usaha. Salah satu pendorong meningkatnya kegiatan pembangunan adalah ketersediaan infrastruktur. Banyak negara berkembang yang mengalami kemandegan dalam pertumbuhan ekonomi karena tidak memiliki infrastruktur yang memadai.

3. Mesin (machines)

Mesin adalah alat mekanik atau elektrik yang mengirim atau mengubah energi untuk melakukan atau membantu pelaksanaan tugas manusia. Biasanya membutuhkan sebuah masukan sebagai pelatuk, mengirim energi yang telah diubah menjadi sebuah keluaran, yang melakukan tugas yang telah disetel. Mesin dalam bahasa indonesia sering pula disebut dengan sebutan pesawat,

contoh pesawat telepon untuk tejemahan bahasa Inggris telephone machine. Namun belakangan kata pesawat cenderung mengarah ke kapal terbang.

4. Uang (money)

Uang dalam ilmu ekonomi tradisional didefinisikan sebagai setiap alat tukar yang dapat diterima secara umum. Alat tukar itu dapat berupa benda apapun yang dapat diterima oleh setiap orang di masyarakat dalam proses pertukaran barang dan jasa. Dalam ilmu ekonomi modern, uang didefinisikan sebagai sesuatu yang tersedia dan secara umum diterima sebagai alat pembayaran bagi pembelian barang-barang dan jasa-jasa serta kekayaan berharga lainnya serta untuk pembayaran hutang. Beberapa ahli juga menyebutkan fungsi uang sebagai alat penunda pembayaran.

5. Informasi (information + data)

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda. Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi Namun demikian, istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, persepsi, stimulus, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.

BAGAIMANA SUMBER DAYA DIATUR ?

Sumber daya fisik akan dikelola setelah diperoleh, agar saat diperlukan sumber daya tersebut siap digunakan secara maksimal, bila perlu diganti sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau using. Contoh penggantian sumber daya adalah upgrade mesin, rekruitmen pegawai baru, dsb.

Tugas manajer meliputi pengelolaan sumber daya fisik dan mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Dengan mendapatkan data mentah lalu mengolahnya sehingga menghasilkan informasi yang berguna, baru setelah itu memanfaatkan secara efektif untuk mengambil keputusan dan jika perlu mengganti informasi yang usang. Seluruh kegiatan tersebut memperoleh informasi, menggunakan se-efektif mungkin, dan membuangnya di saat yang tepat, hal ini disebut manajemen informasi.

B. Cara Manajer Mengatur Sumber Daya

Manajer mengatur sumber daya dengan cara sebagai berikut:

1. Sumber daya diperoleh dan disusun.

2. Memaksimalkan penggunaan sumber daya.

3. Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien.

Contoh cara manajer mengelola lima sumber daya utama:

1. Manusia

Manajer harus dapat menentukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, melakukan pendelegasian tugas dan penilaian kerja, serta memimpin karyawan tersebut. Kemampuan komunikasi adalah kunci manajer mengelola sumber daya manusia.

2. Material

Mengelola material dapat memberikan dampak langsung pada keuntungan perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat dalam persediaan dan memperbesar biaya penyimpanan, sebaliknya terlalu sedikit  persediaan akan mengganggu kelancaran produksi karena kekurangan bahan baku.

3. Mesin

Manajer harus dapat menentukan mesin dan spesifikasi yang cocok untuk suatu pekerjaan. Mesin yang sudah usang, harus diganti agar tidak menimbulkan kesalahan atau kecelakaan yang merugikan.

4. Uang

Manajer harus memiliki beberapa cara pendanaan alternatif untuk meningkatkan kinerja keuangan, dan meninjau kembali penggunaan sumber daya keuangan serta responsif terhadap masalah keuangan yang ditemukan.

5. Informasi

Manajer atau perusahaan harus memiliki sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Tugas manajer untuk mengelola data mentah lalu mengolahnya sehingga menghasilkan informasi yang berguna sebagai acuan pengambilan keputusan.

C. Faktor yang Mendorong Pengelolaan Informasi

Adapun beberapa alasan perlunya memperhatikan pengelolaan informasi adalah:

1.  Kompleksitas kegiatan bisnis meningkat yaitu:

a. Pengaruh ekonomi internasional

b. Globalisasi dan persaingan dunia

c. Kompleksitas teknologi yang semakin meningkat

d. Batas waktu yang singkat

e. Kendala-kendala sosial

2. Meningkatnya kemampuan komputer.

D. Kemampuan Komputer yang Semakin Baik

Pemakai semakin tahu bagaimana mendayagunakan komputer untuk membantu pekerjaannya.

E. Siapa Pengguna atau User dari Sistem Informasi

Pengguna output komputer pertama adalah pegawai administrasi. Mereka menggunakan output komputer sebagai sumber informasi untuk menangani masalah-masalah akuntansi. Beberapa informasi juga dibuat untuk para manajer dalam bentuk produk aplikasi akuntansi. Ketika perusahaan mengadopsi konsep SIM, terjadi perubahan-perubahan yang awalnya mengutamakan data menjadi informasi dan menekankan pada pekerjaan administrasi menjadi aktivitas pemecahan masalah. Sistem dikembangkan secara khusus untuk mambantu manajer memecahkan masalah. Meski demikian, SIM menunjukkan hal lain, tidak hanya manajer yang memanfaatkannya, non manajer dan staf profesional juga menggunakan output tersebut.

F. Pengaruh Level Manajemen Terhadap Sumber dan Bentuk Informasi

Pakar manajemen, Robert N. Anthony, membagi tiga tingkat manajemen pokok yaitu puncak, menengah, dan bawah. Manajer tingkat puncak pada susunan organisasi, seperti presiden dan wakil presiden, sering disebut tingkat perencanaan strategis. Keputusannya berpengaruh ke seluruh organisasi untuk masa kini dan mendatang. Manajer tingkat menengah seperti manajer wilayah, direktur dan kepala divisi. Manajer pada tingkat ini melakukan pekerjaan-pekerjaan bersifat taktis dan dinamakan tingkat manajemen control, karena mereka bertanggung jawab dalam meletakkan perencanaan menjadi pekerjaan nyata dan memastikan akan tercapainya tujuan. Manajer tingkat rendah adalah kepala departemen, supervisi, dan pimpinan proyek, merupakan orang yang bertanggung jawab menjalankan perencanaan yang dibuat oleh manajer pada tingkat di atasnya. Tingkat paling rendah ini dinamakan tingkat control operasional, karena pada tingkat inilah operasional perusahaan ditangani.